Samhällets digitalisering fortsätter medan kraven på effektivisering ökar, även inom socialtjänsten. Samtidigt vet vi alla att tiden för administration och kommunikation mellan beslutsfattare, klienter och utförare aldrig kan trollas bort, bara trimmas och när så krävs göras mer transparent. I den här artikeln berättar vi vad verksamhetssystemen Lifecare IFO och Journal Digital gör för att öka transparensen och sätta klientarbetet i fokus.
Publicerad
Låt oss börja med klienten. Kanske ett barn, en vuxen eller en familj. Det kommer in en anmälan till socialtjänsten. Någonting måste göras. Ett ärende skapas i verksamhetssystemet och ett samtal bokas, kanske med påföljande hembesök. Utredningen är igång och snart fattar socialtjänsten ett beslut varpå ett flertal mejl och brev skickas. Samtidigt går en beställning ut till en utförare. Någon eller några ska få den eftersökta hjälpen.
– Det är ju väldigt utmanande då vi jobbar i oerhört komplexa processer, där man måste ha något att hålla sig till, ett stöd som hjälper en att hitta de områden som är viktigast att ta sig an, berättar Helene Jarl på Journal Digital.
Med mer än trettio års klinisk erfarenhet från kommunal IFO-socialtjänst samt privata vårdgivare inom individ och familjeomsorg vet Helene Jarl vad hon pratar om. När socialtjänsten lägger en beställning ska den omvandlas till konkreta insatser av en utförare som förhoppningsvis kan göra skillnad. Allt ska dokumenteras och rapporteras tillbaka till socialtjänsten där effekterna av de utförda insatserna utvärderas. Runtom i Sveriges kommuner upprepas i stort sett liknande processer i ärende efter ärende.
– Alla vill vara tidseffektiva, minska administrationen och tydligt se effekterna av de utförda insatserna, menar Helene Jarl.
Lifecare IFO (Individ- och familjeomsorg) är ett verksamhetssystem med stöd för framför allt myndighetssidan inom socialtjänsten, men även för till exempel arbetsmarknadsenheter. I skrivande stund har cirka 170 av Sveriges 290 kommuner valt att hantera insatser med hjälp av Lifecare IFO. Systemet integrerar med de system som kommunerna redan använder och däri finns ett intuitivt och användarvänligt stöd för socialtjänstens många processer, som exempelvis BBIC (Barns Behov i Centrum).
– Det är viktigt att det finns bra stöd för användarna i ett system. Vi har till exempel ett flertal medborgartjänster som sparar mycket tid, berättar Carola Winberg, produktansvarig för Lifecare IFO.
Om en utredning inleds kan man sedan gå vidare med olika insatser och det är här Journal Digital kommer in i bilden. Journal Digitals fokus ligger på utförardelarna, vilket närmare bestämt är medarbetare inom boendestödsverksamhet, familjebehandling, HVB/stödboende samt missbruksvård. De kan logga in, läsa in sig på insatserna på kontoret, mottagningen eller ”ute på fältet” och där få tillgång till olika verktyg, exempelvis skattningsskalor, så de kan jobba på och rapportera.
– I första hand är Journal Digital gjort för utförare, och operativa chefer kan se pågående insatser, skriva ut ärendelistor och få beslutsstöd genom nyckeltal och annan information, berättar Helene Jarl.
I tider då budgetar nagelfars och pengar ska sparas är det extra viktigt att fördela resurserna så att varje ärendeprocess förs framåt. Det kan uppnås genom att systematiskt jobba med rätt saker. Både Helene Jarl och Carola Winberg har åkt land och rike runt, var och en för sig, för att berätta om fördelarna med respektive verksamhetssystem. Men eftersom Lifecare IFO och Journal Digital kompletterar varandra så bra har de numera ett samarbetsavtal och det händer allt oftare att Helene och Carola gör sina tjänsteresor tillsammans.
– Vårt gemensamma mål är att ge kommunerna en bra helhetslösning för hur de ska hantera socialtjänstens alla insatser. Tittar man på vad en kommun idag betalar för verksamhetssystem inklusive Journal Digital så är det egentligen inte så mycket i förhållande till vad man får, säger Carola Winberg.
– Vet du, jag har ALDRIG haft en visning av Journal Digital och hört någon säga något annat än: ”Wow, det där vill vi ha!”, berättar Helene Jarl.